Boshqarish harfi (namuna)

boshqarish harfi - biznes aloqa ajralmas qismi bo'lgan hujjat. Eng tez-tez pochta orqali uzatiladi va maxsus tarzda axborot almashishni xizmat qilmoqda.

asosiy tushunchalar

Biznes yozishmalar, turli iqtisodiy yoki ishlab chiqarish masalalari bilan shug'ullanish uchun zarur bo'ladi. uning yordam biznes va tashkilotlar tashqi muhit bilan muloqot bilan: hamkorlar, mijozlar yoki davlat organlari. Odatda, bu boshqaruv harfi uchun ishlatiladi.

Odatda bo'lishi mumkin yozma hujjat, deb ataladi:

• ilgari qabul qilingan xabarlarni yoki istaklariga javob;
• Boshqa vositalar yoki materiallar bilan birga yuborilgan hidoyat kuzatuvchi qog'oz;
• boshqa aloqa rejimi mumkin emas holda tashabbus harfi.

bu variantlar har biri o'z xususiyatiga ega. Shunday bo'lsa-da, umumiy qoidalari, odatda, har qanday rasmiy maktub qilingan, unga muvofiq, bor. Bu bir ish yozishmalar, chunki, masalan, tez-tez bitimlar ko'pchilik xulosa boshlanadi, tushunarli. Yaxshi shakllangan hujjat joyga bo'lajak potentsial hamkorlar bo'yicha qulay shart-taassurot yaratishingiz mumkin.

Biznes Harf turlari

rasmiy xat o'z ichiga olgan axborot qarab, u bo'lishi mumkin:

1. O'z ichiga olgan. unga ilovalar bir suite bor, deb xabar o'z ichiga olgan holda.
2. Da'volar. Ya'ni, u muayyan vaziyat (da'vosi) bilan norozilik bildiradi.
3. Hidoyat. ayrim ko'rsatkichlar matnda berilgan.
4. Kafolat. jo'natuvchi hujjatda belgilangan kelajak majburiyatlarning bajarilishini tasdiqlaydi.
5. Ma'lumot. xat oluvchiga qiziqtirgan bo'lishi mumkin bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan.
6. Reklama. Axborot hamkorlikka jalb etish nazarda tutilgan.
7. xabar Letter. ijtimoiy hodisalar haqida ma'lumot olish uchun.
8. tasdiqlash xati. Bu o'sha yoki boshqa hujjatlar yoki materiallarni olish haqiqatni qayd.
9. so'rov xati. Matn harakatga oluvchining rag'batlantirish uchun apellyatsiya o'z ichiga oladi.
10. xabarning Letter. Bu shaxslarga tomonlarni qiziqtirgan jo'natuvchi aniq ma'lumot beradi.

Bu hujjatlar maqsadi tashkilotlar yoki idoralar o'rtasidagi aloqa hisoblanadi.

da'vo xat tuzish

baribir sabablarga ko'ra partiyalar, biri, uning majburiyatlarini bajarish emas, hamkorlik masalalarda ba'zan vaziyatlar bor. Bu holda, birinchi sherigi uning hamkasbi maktub yuboradi. Unda, u, odatda, uning qonuniy huquqlari buzilishi bartaraf etish uchun o'z takliflarini taqdim etadi. Bu rasmiy xat hisoblanadi. Bunday hujjatning misol, siz o'zboshimchalik yaratishingiz mumkin. Bu holda, quyidagi ball e'tiborga olinishi lozim:

1. yozuv uslubi sheriklik o'rnatish rasmiy ish bo'lishi kerak.
2. da'vo mohiyati juda aniq ifoda qilish lozim.
3. ishonchli aniq faktlarni faoliyat uchun zarur ma'lumotlarni taqdim davomida.

Shikoyat maktubida bo'lishi kerak:

• jo`natuvchi details (ismi, manzili va telefon raqamlari);
• maqsad haqida to'liq ma'lumotlar;
• bir mojaro vaziyat bor edi unda holatlar bayoni;
• o'z navbatida qarshi tomonning sindirib huquqiy normalar, bir ma'lumotnoma;
• muayyan talablar, ularning amalga oshirish vaqtini ko'rsatgan, buzilishi bartaraf etish;
• qarama-qarshi tomon ularning ijrosi tark bo'lsa bo'lishi mumkin oqibatlari.

Alohida e'tibor xizmati xatni tashkil etdi qanday qaratish lozim. jinoyatchi tahdid sifatida sezmagan, shunday qilib, namuna ishlab chiqilishi kerak. Bu qonun bilan faqat bir eslatma talab rozilik deb unutmaslik kerak.

dizayn qoidalari

Alohida e'tibor boshqarish harflar dizayni qaratish lozim. Biroq, qonun har qanday qat'iy qoidalar va qoidalarga uchun bermaydi.

Shunga qaramay, quyidagi ball bunday hujjatlarni tayyorlashda majburiy hisobga olinishi kerak:

1. Har qanday rasmiy xat shaklida yozilgan bo'lishi kerak. Bu ofisi haqida oldindan mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan va direktori bir buyrug'i bilan tasdiqlangan qilinmoqda.

2. hujjat muayyan ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

2.1. qabul qiluvchi va jo'natuvchi haqida ma'lumot.

2.2. Malumot raqami va bu maktubning sana. Bu ro'yxatdan o'tkazish uchun zarur.

2.3. hujjat unga javob bo'lsa, xat-so'rov haqida shunga o'xshash ma'lumotlarni bog'langan.

2.4. Nomi.

2.5. ularning nomlari va raqamlar bilan har qanday ilovalar mavjudligi haqida ma'lumot.

2.6. hujjatni (lavozim va nomi) imzolash shaxs haqida ma'lumot.

Bir maktubida 3. faqat bitta savol chiqish lozim. bir necha ijrochining tanlash murakkablashtirishi ega.

4. Axborot juda qisqacha yo'lga kerak, lekin bu aniq. Bu matn hech ikki sahifalarga ko'ra oladi, deb orzu qiladi.

5. O'ng benefitsiar tafsilotlarini belgilash uchun. Biz tashkilot haqida gaplashayotgan bo'lsa, quyidagi ketma-ketlikda amal kerak:

5.1. kompaniyasi (bosh kelishik holda) nomi.

5.2. tuzilmaviy birligi (zarur bo'lsa).

5.3. (Jo'nalish kelishigi bilan) lavozimi manzil.

5.4. Uning bosh harflari.

5.5. kompaniya pochta manzili.

6. Agar bir necha sal bo'lsa, birinchi boshqa asosiy va keyin hammani belgilash kerak.

Hisob bu barcha omillar inobatga olgan holda, boshqaruv harflar dizayn, asosan, qiyin emas.

Taqdimot tartibi

Hujjat to'g'ri olingan qilingan, siz hisobga unda axborot taqdimoti muayyan tartibini olish kerak. Misol uchun, biz javob rasmiy maktub yozish uchun qanday variantni ko'rib mumkin. Birinchi biz etiket qoidalariga ko'ra, u kelib tushgan kun ichida axborot javob uchun zarur bo'lgan, deb eslash kerak. Biz e-mail xabar haqida gapiradigan bo'lsak, optimal vaqt ikki soatdan ortiq emas. Bunday qoidalariga rioya tadbir mumkin emas, u sherigi xabar yuborish yaxshidir.

xat o'zi, aslida, ikki qismdan iborat bo'ladi:

1. Kirish. jo'natuvchi o'z yozma mavzuni, sababini va poydevor qo'yadi. Siz qonun tomonidan javob ta'minlash uchun asos bo'lgan qoidalarga, murojaat qilishingiz mumkin. Bundan tashqari, siz bu vaziyatni haqida ba'zi nuqtalari e'tibor qilish kerak. Ular savolga mohiyatini ochib yordam beradi.
2. Xulosa. Bu qismi bayon va ishonarli qaratilgan. matn, qisqa aniq va qisqa bo'lishi, va faktlarni yo'lga kerak - isbotlangan va maqsadi. Zarur bo'lsa, ular haqiqiy raqamlar bilan tasdiqlangan bo'lishi mumkin.

Bunday matn odatda ilovalar ro'yxati ta'qib keyin. jo'natuvchi tomonidan imzolangan hujjat tugaydi. Bundan tashqari, u qiluvchini xafa qilmaslik uchun, rasmiy xat yozish uchun qanday bilish zarur. Birinchidan, unga yozuvlar jumla bilan boshlanadi maqsadga muvofiqdir "Hurmatli". Ikkinchidan, siz yoki "diqqat sizning taklif, ko'rib chiqib," kabi matn og'zaki sifatdosh iboralar foydalanishingiz mumkin "yaxshilab izoh sinash uchun." etiket bunday rioya faqat har ikki tomonga foyda beradi.

harakat tartibi

rasmiy xat ishlab chiqish, bu vazifalarni tayinlangan amaldorlar, kotiblari, yoki boshqa xodimlari zimmasiga yuklangan. ular harakatlari ketma-ketlikda amal qilish kerak ish uchun qabul qilinmoqda. Bunday hujjat jarayoni odatda quyidagi qadamlar orqali o'tadi:

1. materiyaning holatlar diqqat qidiruv. Siz butunlay uning mumkin bo'lgan echimlarni baholash uchun vaziyatni nazorat kerak.
2. loyihasi xat tuzish. Bu hisobga yuqorida o'rtaga qo'yilgan barcha talablarga olish zarur.
3. tayyorlangan matnning uyg'unlashtirish. Ba'zan izohlarda bosh nurini tahrir qilish zarur. U mavzuda ba'zi aniqliklar yoki tushuntirishlar qilish mumkin.
4. Uning rahbari tasdiqlash.
5. yetkazish va hujjatning imzolanishi.
6. Ro'yxatdan harflar.
7. oluvchiga pochta yuborish.

, Xat qiluvchini etib Faqat bu barcha bosqichlari ketganimdan so'ng, uning missiyasini bajarishi mumkin bo'ladi.

majburiy qoidalari

rasmiy xat joylashtirish uchun, siz, albatta, birinchi sahifa maxsus shaklga chop yodda tutishimiz kerak. dam olish uchun, siz A4 navbatdagi toza choyshab foydalanishingiz mumkin. Bu erda juda matn maydon o'z chegaralarini ega ekanligini unutmaslik kerak: 2 sm, yuqori va past, chap - 3,5 sm, o'ng - 1 sm. Bir sahifada ma'lumot mos standart hajmini sindirish uchun zarur emas. Bu barcha qoidalariga rioya va oddiy qo'shimcha sahifa qo'shish uchun yaxshidir.

Bundan tashqari, qoidalarga ko'ra bo'lishi kerak matnni kiriting:

chop etish 1. standart shrift Times New Roman foydalaning. Boshqa variantlar yaxshi amal uchun emas.

2. Shrift hajmi ham tartibga:

• Asosiy matn uchun - 14;
• Hizalama sahifalar va ishlash bir belgisi - 12.

Bundan tashqari, qoidalarga muvofiq amalga oshiriladi batafsil 3. joylashtirish:

• chiziqlar orasidagi masofa - 1;
• Matn Hizalama "eni" tomonidan amalga oshiriladi;
• tarjimalar avtomatik ravishda joylashtiriladi;
• serial raqamiga boshi bilan masofa 2 qator oralig'i, va undan asosiy matnga - 3.

Bu standartlarga mos joyga tegishli harflar to'g'ri bajarilishi uchun shart.

Manzil details

standart ish maktubni chizish maqsadida, siz, ular, uning tafsilotlarini va komponentlar joylashtirilgan bo'lishi kerak qaerda aniq bilish kerak. Bu savollarning javobi bir GOST R 6.30-2003 o'z ichiga oladi. Bu batafsil rasmiy harflar shaklini ifodalaydi. Aslida, bu hujjatning barcha tafsilotlarni jami muayyan tarzda joylashgan bir misol. Bu uchun zarur bo'ladi:

1. o'zini ro'yxatga ofis (biznes) harflar jarayonini birlashtirish uchun.
2. qo'lda ishni amalga oshirish uchun zarur kamaytirish, markazlashgan oldinga standart shakllari tayyorlash ega bo'ling.
3. Engillashtirish va vaqt vizual axborot-qidiruv kamaytirish.
4. kompyuter va boshqa uskunalar yordamida harflar qayta ishlash imkoniyatlarini kengaytirish.

Shunday qilib, an'anaviy biznes harf uchun o'n majburiy joylarida joylashgan 30 standart ma'lumotlarni, foydalanadi:

• logo va belgi;
• muallif;
• dastlabki ma'lumotlar;
• header;
• tasdiqlash;
• oluvchi;
• qaror;
• matn;
• imzo va ilovalar;
• muvofiqlashtirish va ta'minlash;
• belgilari.

ma'lum sohalarda joylashtirish axborot professionallar yaxshi hujjatni harakat qilish uchun imkon beradi, va oddiy foydalanuvchilar uni tayyorlash jarayonini osonlashtiradi.

asosiy talablar

Ba'zi rahbarlar yanglishib ish yozishmalar har qanday qoidalar quyidagi holda o'zboshimchalik bilan amalga oshirilishi mumkin, deb ishonaman. Lekin rasmiy xat uchun asosiy talablarni bilish kerak, buning uchun mas'ul bo'lgan mutaxassislar:

1. maxsus (korporativ) shaklida mavjudligi.
2. To'g'ri foydalanish va ma'lumotlarni joylashtirish.
3. matn o'qib va yaxshi tahrir bo'lishi kerak. savolga mohiyati oddiy umumiy takliflarini parametrlarni berish uchun yaxshidir tushuntirishga. Har bir so'z ma'lumotlarning ko'pi oshiriladi qisqacha gapirish uchun zarur.
4. turiga qarab, hujjat shunga ko'ra berilgan bo'lishi kerak. harfi ham bir necha jihatlarni o'z ichiga olishi mumkin. Bu holda, ko'rgazma, ularni birlashtirish uchun harakat qilish kerak.
5. yozish uchun belgilangan standartlarga to'g'ri foydalanish.
6. aniq ifodalar emas edi xat mazmuniga olish uchun harakat qilib ko'ring. Qabul qiluvchining xavf sifatida iborani talqin mumkin. takliflar dizayni, "mumkin" va "qanday qilib", "Bilasizmi, deb," yaxshi, bunday "aftidan" sifatida kirish so'zlarni ishlatish.

amaliyot korxonada hujjat boshqarish saqlab qolish uchun yordam beradi, bu talablari bor.