Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) shunday xususiyatlari va tavsiyalar

Bir necha yil avval haqida elektron hujjat aylanishi tizimi yorqin kelajak deb ataladi edi. Bugun, ular keng tarqalgan bo'lib foydalaniladigan xususiy va davlat korxonalari. Lekin eng muhimi, deb talab Sad ortib bormoqda. Nima elektron hujjat aylanishi tizimi va uni qanday ishlashini, joriy Rossiya tizimi misolini ko'rib chiqaylik.

shart-sharoit

yaxshi ERI dasturi, asosiy tushunchalar va maqsadlarini ko'rib kerak qanday tushunish uchun. Bir tizim yoki boshqa ixtiyorini aniqlash asosiy omillar.

tashkilot rasmiy nazorat faoliyat mumkin bo'lsa, hujjatda ehtiyoj yo'q. Biznes jarayonlarini kelishi bilan buyurdi hujjatlar yordamida nazorat mexanizmi uchun ehtiyoj bor. Agar o'z vaqtida bitimlar bilan shug'ullanish bo'lmasa, ular qurish uchun va yoqotib boshlanadi.

Shu bilan bir qatorda, bir qog'oz tashuvchi serverda maxsus fayl saqlash sxemasi. Lekin u uzoq vaqt davomida ishlaydi. axborot saqlash va sinxronlashtirish uchun borayotgan talab hajmini bilan.

bir dilemma bor: eski qog'oz yoki ham to'siq qildik, saqlash uchun ishlatish yoki. muhim elektron tizimi orqali olinishi mumkin, nima bo'ladi? tashkil etish samaradorligini oshirish.

iqtisodiy ta'siri

xarajatlarini kamaytirish yoki natijalarini oshirish: Operatsion samaradorligini ikki yo'l bilan oshirish mumkin. DMS hujjatlar bir vaqtning o'zida ikki maqsadlarga erishish mumkin. Ya'ni, tizimini joriy etish kam sarflash, lekin ko'proq pul uchun tashkilot beradi.

XARAJATLAR kamaytirish qog'oz xarajatlarini, yuqoridagi vaqt, axborot almashishni jadallashtirish, korporativ madaniyat o'zgarishlar kamaytirish tomonidan amalga oshiriladi.

ERI dasturi beradi qaysi samaradorligini baholash uchun, siz qog'oz hujjatlar dizayni ustida ish narxini hisoblash kerak. Taxminiy konsalting kompaniyalari, bunday operatsiyalar vaqt 20% egallaydi. Rossiya nomenklatura tizimi, u ham ko'proq oladi - vaqt 60%. The joriy The to'siq qildik irodasi kamaytirish bu xarajatlar kamida 10 marta.

Office boshqarish va hujjat boshqarish

Bu ikki atamalar bilan bog'liq. Yozma ish - hujjatlar bilan ishlash uchun qoidalar rasmiy majmui anglatadi a muddatli. Ba'zi ERI tizimi vakolatxonasi qoidalar ostida sozlanishi mumkin, lekin allaqachon hujjatlarni tashkil qilgan asosida ana tizimlari bor.

hujjat ERI saqlash axborot birligi hisoblanadi. skanerdan qog'ozdan - birinchi boshqa tizimlar, ilovalar, e-pochta, lekin birinchi va: Workflow turli manbalardan hosil bo'ladi. Shuning uchun, skanerlar va boshqa uskunalar Sad ajralmas qismidir. Tizim Dorixonalar hujjatlar, ularning tarixi harakatini tashkil ta'minlaydi, ular bilan ish jarayonlari oshiradi.

Bunday asosida qaror, buyruq va ERI tartibi hisoblanadi. ular orqali, va tashkilot boshqaruvi tomonidan. "Yordam" bilan ta'minlangan har qanday hujjat. formada sozlash sohalar hujjat turiga bog'liq bo'ladi. Tizim haqida ma'lumot karta har bir maydon uchun bir bazasida saqlanadi.

vazifalari va Sad vazifalari

hujjat boshqarish dasturi, bu muammolarni hal qilish uchun mo'ljallangan:

• hujjatlar bilan ishlash tizimlashtirish.
• andozalari, ro'yxatdan saqlash hujjatlar yaratish;
• buxgalteriya avtomatlashtirish;
• hujjatlar tasnifi.

AQSh yaqindan to'siq qildik vazifasini ko'rib chiqamiz. hujjat boshqarish dasturi uchun ishlatiladi:

• kartalari yarating.
• hujjatning matni shakllantirish;
• pdf yoki MS Word formatida ma'lumotlarni saqlash;
• Nazorat foydalanuvchi erkin foydalanish huquqlari;
• marshrutlar yaratish;
• transport nazorat hujjatlar;
• , Eslatmalarni xabarnomalarni yuborish;
• ro'yxatga olish, ma'lumotnomalar kitoblar, tasniflagichlar;
• ko'rsatmalariga shakllantirish;
• Qidiruv va hujjatlarni imzolash;
• ishlab hisobotlar.

Tizim keng xususiyatlari uchun o'z ichiga oladi:

• hujjatlar bilan uzoq ishlash;
• ma'lumotlarni saqlash uchun ma'lumotlar bazasini foydalaning;
• ERI bilan bir vaqtda ishlash;
• Xavfsizlik orqali sertifikatlari, barkodlar va moslashtirilgan.

Afzalliklari va kamchiliklari

ERI o'tish kamchiliklari ko'proq afzalliklarga ega. Biroq, to'g'ri tashkil loyiha avtomatlashtirish barcha afzalliklarini halok mumkin. EDMS amalga oshirish maqsadlari bemalol bo'lishi kerak. Foydasi o'z ichiga oladi:

• markazlashtirilgan tuzilgan saqlash axborot;
• hujjatlar yaratish va qayta ishlash uchun bir xil yondashuv;
• andozalari foydalanib;
• qidirish;
• audit kirish.

The ahvolga tushgan, bu The yuqori dastlabki xarajatlar va puxta ish foydalanuvchi tayyorlash.

hujjat ishlash jarayonlari

EDMS elektron hujjat muayyan xususiyatlari tayinlangan bo'lgan davomida, bosqichlarida bir qator orqali o'tadi. Ishlov berish oshiriladi chiqib, ham qo'lda va avtomatik ravishda. Ikkinchi voqea to'plamda:

• orasini o'tish shartlari;
• yo'nalishi ajratish;
• qayta ishlash ko'chadan;
• sub, nolga, qayta ishlash tartibini ishga tushirish;
• belgilangan foydalanuvchi roli.

Muolajalar turlari:

• hujjatni yaratish.
• Tahrirlash.
• O'zgaradi.
• Ko'chib o'tishda.
• Saving.
• Indexing.
• O'chirilmoqda.

xarajatlarini ERI

To'liq ish hayotlariga olmaydi faoliyat holda litsenziya server, to'liq xususiylashtirish va ta'lim barcha foydalanuvchilar. Ushbu elementlarning har biri katta pul harajatlari talab qiladi. Bundan tashqari, biz boshqa tizimlar, yangilash bazasi va dasturiy ta'minot, texnik qo'llab-quvvatlash va xarajatlarini qo'llab-quvvatlash uchun boshqa konsalting xizmatlari bilan ERI integratsiyasi haqida unutmaslik kerak.

Sad amalga oshirish

Loyihaning amalga oshirilishi necha oy vaqt olishi mumkin. jarayon hujjatli jarayonlarning miqdori va moliyaviy institutsional va resurs imkoniyatlarini bog'liq. Amalga oshirish, bunday algoritm amalga oshiriladi:

• bir ishchi guruhi, boshi aniqlash yaratish;
• maqsad va vazifalarini belgilash;
• taftish mavjud hujjatlar jarayonlari;
• texnik jihatlarga ishlab chiqish;
• ERI tanlash;
• ERI amalga oshirish bo'yicha shartnoma tuzish;
• ishlab chiqish va ish qoidalariga tasdiqlash;
• kataloglar boshlang'ich to'ldirish tekshirish;
• Dastlabki sinov ERI;
• kadrlar tayyorlash;
• ERI test amalga oshirish;
• test operatsiya natijalarini tahlil qilish;
• xato tuzatish;
• Sad to'liq amalga oshirish.

xato joriy etish

Alohida e'tibor qog'oz hujjatning borligini talab etadigan jarayonlar qaratish lozim. Asosiy xato - elektron qog'oz hujjatning nusxa ko'chirish emas. Bu ish qiyinlashtiradi va avtomatlashtirish uchun salbiy munosabatni sabab bo'ladi. hech kim to'laydi bir dual ish amalga oshirish uchun. Biz dublyaj holda, avtomatik jarayonlar qurish kerak. Ikkinchi xato - kadrlar bunga tayyor emasligi xonadon. Eng tez-tez, yangi jarayonlar adovat bilan idrok etiladi. Shuning uchun, biz Sad joriy nima xodimlariga tushuntirib kerak, shuning uchun ular ataylab o'quv jarayoniga ketdi.

hujjat saqlash texnologiyasi

ERI elektron hujjat izlanadi asoslangan qaysi sifatlari, hisobotlar qurilish tasnifi va guruhlarga o'z ichiga oladi. Ba'zan bir hujjat yaratgan bir Andoza, ba'zan - tomonidan o'tkazish The ma'lumotlarni The bazasi. Sifatlari jadvallar saqlanadi. The fayl o'zi joylashtirilgan yilda The saqlash papka, The axborot u - yilda The bazasi katalog. ma'lumotlarga Access faqat foydalanuvchilar EDMS tizimi olinadi.

bir oqim ko'rish mumkin?

arxivga namunalarini joylashtirish ortidan zarrachalar hujjatlar, brauzer yordamida amalga oshiriladi. brauzerlari ko'rish jarayonida avtomatik ravishda hujjat va ma'lumotlar bazasi o'z ro'yxatdan o'tkazish to'g'risidagi Shtrix yaratish mumkin va keyin berilgan yo'nalishi haqida o'ylash.

OCR

Bu elektron hujjat aylanishi tizimi DMS imonga elektron tasvir The hujjat The format JPEG fotosuratlar yoki matn formatida. Bu Sad bir mustaqil qo'llash yoki kompleks ESCOM.BPM kabi maxsus dasturiy ta'minot foydalanadi. ESCOM.BPM nima? turli shriftlar bilan yozdim bu aniqlash dasturi hujjatlar. Bu mustaqil ilovalar ko'proq xususiyatlarga ega va hatto qo'lyozma matn tan Biroq, ta'kidlash lozim.

shtrix

Bu texnologiya beradi majmui tartibi uchun The o'rnatish va ariza grafik bar kodi ustida The hujjat. A noyob shtrix tizimi server orqali hosil bo'ladi. U beradi uchun The aniqlash The hujjat, uning Tezkor izlash kuni The asos tarqatish va saqlash saytlar. ro'yxatga qachon hujjat elektron kartalari identifikator mos Shtrix yorliqli chop etiladi. U hujjatning qog'oz versiyasiga yopishtirilgan.

ERI

Raqamli imzo hujjat va ma'lumotlar o'zgarmasligi haqidagi fikrlarga to'g'riligini tekshirish imkonini beradi. sertifikat - imzolanishi kriptografik dasturiy ta'minot va tugmalari yordamida amalga oshiriladi. The ikkinchi bo'lgan, bir fayl alohida format ya'ni rejenere yilda Markaz masalasi The litsenziya. axborot xavfsizligi smart-karta yoki asosiy I-belgi ustida sertifikat saqlanishi kerak ta'minlash. Ular PIN-kod bilan himoyalangan. PIN noto'g'ri bir necha marta kirib bo'lsa, sertifikat avtomatik ravishda blokirovka qilinadi.

To'liq matnli va xususiyati qidiruv

Xususiyati qidirish amalga yordamida maxsus shakli bir necha qadriyatlar The kartochkalar joy. Misol uchun, "qarshi tomon" o'lchov sohasida "Qabul" yoki "jo" qidiruv ma'lumotlarni beradi. The tizimi solishtirsa The kirib mezonlari dan The ma'lumotlar bilan The kartalari va to'plovchilar The natija o'sha kartochkalar, qaysi bormi qilingan tasodif. Qidiruv hisobga aniq yoki qisman uchrashuvini olib amalga oshiriladi.

To'liq matnli qidiruv bunday MS SQL Server, Oracle kabi ma'lumotlar bazasi ajralmas vositalari orqali so'z shakllari, shu jumladan, hujjatda ma'lumotlariga ko'ra amalga oshiriladi. Uchun The to'liq qidirish fayllar qilish kerak kirib kirib The bazasi bilan The format The Document (doc), jadvallar (xls), taqdimotlar, hisobotlar.