Korxonada Workflow. Boshqarish dasturi Hujjat va hisobini yuritish

Workflow avtomatlashtirish deyarli barcha zamonaviy biznes sub'ektlari tomonidan murojaat o'lchovidir. Hatto kichik kompaniyalar harflar, byudjetlar, fakturalar, shartnomalar va talablari barcha turlari, jumladan, turli xil hujjatlar, bir massa bilan ishlaymiz. Bu deyarli har bir zamonaviy tashkilot to'liqligi va ma'lumotlar asrash, topish va turli ma'lumotlarni saqlash uchun qulaylik hisobidan ta'minlanadi bir biznes rivoji, deb, bu o'lchov foydalanish va uning tasdiqlash uchun zarur bo'lgan vaqt optimallashtirish cheklash uchun harakat qilmoqda Shuning uchun.

Nima uchun buni?

Deyarli har qanday kompaniya xodimlari to'g'ri ma'lumotni topish uchun harakat juda ko'p vaqt sarf va statistika belagatli ish vaqti haqida yarmini oladi, deydi. Bundan tashqari, siz yana o'rniga qayta kerak bo'ladi, deb "bir joyga« mavjud har qanday hujjatlarni qayta-foydalaning. Bu standart bir shartnoma asl matn kompyuterdagi huquqshunos bo'lgan vaziyat, va kundalik buxgalteriya tizimida ijro shartnomalar ijrosini birga qimmatli qog'ozlar bo'yicha yozuvlari, veksellar va hujjatlar qog'oz shaklida moliyaviy bo'limida mavjud va sirtqi shartnoma xulq haqida ish elektron pochta qutilari xodimlari bo'lgan. axborot, bu "dispersiyasi" u haqiqiy ish hayotlariga avtomatlashtirish bor bunday vaziyatlarda bo'ladi, xavfsizlik, halollik va mustahkamlik uchun juda zararli hisoblanadi.

ixtisoslashtirilgan axborot tizimlarini joriy qilish orqali muammolarni yuksak ko'pchilik hal. Misol uchun, byudjet tizimining ba'zi shakllantirish va bunday hujjatlarni turli versiyalari saqlash ortidan bog'langan byudjetlar tizimi yaratish qobiliyatini, shuningdek, ularning ahvolini ko'rsatadi. Shunday qilib, muammo qisman bunday tizimlar foydalanish tomonidan byudjet hujjatni hal etiladi.

Lekin hollarda aksariyat joriy byudjet kesish, shuningdek buxgalteriya va ERP-tizimi yaratilgan va bir stol shaklida saqlanishi mumkin ma'lumotlar turdagi, ya'ni tuzilgan axborot bilan ishlash, deb unutmang. Qolgan e-mailni, matn hujjatlar, muzokaralar turli hisobotlar va uchrashuvlar, tasvir va boshqalar o'z ichiga oladi esa eng Mutaxassislarning fikricha, har qanday zamonaviy ish tuzilgan axborot ma'lumotlarning umumiy miqdori, faqat 20% beradi Ko'pincha, tadqiqotlar yapılandırılmamış olish o'tkazish holda shunchaki tuzilgan allaqachon mavjud normal baholash kontektsta, qilish mumkin emas. Saqlash, yig'ish va bunday ma'lumotlarning keyingi qayta ishlash kabi biznes rivoji kabi chora-tadbirlar va kontent boshqaruv tizimlari axborot kompaniyasi foydalanish tomonidan taqdim etiladi.

Bu nima?

elektron hujjat aylanishi tizimi yordamida taqdim etilgan hujjatlar asosida bir tashkilot xodimlarining o'rtasidagi har qanday hamkorlikni tashkilotlar beradi. Yana 1C hujjat hujjatlar yaratish, tashkil etish, ularni ko'chirish imkoniyati ta'minlaydi va ularni foydalanib tasvirlangan hujjatlar va jarayonlarning bajarilishi ustidan nazoratni saqlab. Shunday qilib, elektron hujjat uning ishini tarjima, aslida, yangi darajasi, afzalliklari kompaniyasi katta sonini beradi.

Bu elektron tizimida har bir hujjat noyob uni tavsiflovchi batafsil bir butun majmui bilan ifodalanadi (ko'pincha kartalari kabi fotoalbomlarda deb ataladi). karta hujjatning turi, shakllanishi va o'zgarishi, muallifning, shuningdek xotira va ancha kundan jumladan turli ma'lumotlar, o'z ichiga olishi mumkin. kelajak hujjat aylanishi tizimida kartasida ko'rsatilgan etildi batafsil muvofiq saqlash va zarur hujjatlarni tiklash beradi.

imkoniyatlar

Elektron hujjat aylanishi ustunliklari juda ko'p nafaqat bilan tashkilotlarini beradi, lekin u ham, shuningdek, muhim ahamiyatga ega ko'plab yangi imkoniyatlar, ochiladi.

markazlashtirilgan nazorat

Nima bo'lishidan qat'iy nazar u yoki bu korxona hujjat boshqarish tizimi qanchalik katta unga aylanma hujjatlar shaklida tez o'zgarishi uchun imkon beradi. Misol uchun, turli xil javobgarlik markazlari xarajatlarning har qanday uchun ariza faqat allaqachon tizimida saqlanadi etarli andoza deb da'vo, ma'lum o'zgarishlar qilish uchun o'zgartirish. Dastur to'ldirilgan va tizimi orqali yuboriladi, chunki Shundan so'ng, bunday ariza to'ldirish xodimlari, hujjat eskirgan shakllari foydalanish imkoniyatiga ega bo'ladi.

hujjatlar hayot aylanishi qo'llab-quvvatlash

voz va har qanday korxona ishlov beradi, har bir hujjat, albatta, belgilangan bir necha bosqichda o'tadi. korporativ byudjet kelganda Masalan, u qilish, keyin tasdiqlash va belgilangan vaqtda amalga oshirish uchun birinchi zarur. Shundan so'ng, turli dolzarb va rejalashtirilgan puxta tahlil qilish byudjet sub'ektning ishlashi va arxivga yubordi. 1C hujjat hisobga kompaniya biznes korporativ muhitda asosiy talablari, shuningdek, turli huquqiy qoidalar va tarmoq standartlari olib, hujjatlarni hayot aylanish ustidan qattiq nazoratni ta'minlaydi.

komanda ishi

Elektron hujjat aylanishi tizimi hujjatlar kollektiv ish faqat bir tashkilot ancha ko'proq beradi, va ishtirok turli idoralarida, hatto turli shaharlarda bo'lgan mutaxassislar bo'ladi.

tizimi to'g'ridan-to'g'ri tashqari va o'zgarish ham, ular, ya'ni, ma'lumotlarni tushuntirish mumkin, u yetkazib kerak asosiy ma'lumotlarni, ta'sir holda, ularga ba'zi o'tilganlik sanasi va eslatmalarni qo'shish, shu hujjatning versiyalari etarlicha katta miqdordagi saqlaydi.

maxfiylik

Bunday tizimlar Balki muhim xususiyati shu hujjat 1C yilda shifrlash ortidan maxsus raqamli imzo orqali obuna mumkin, deb hisoblanadi. Bu har qanday ma'lumot haqiqiyligini tasdiqlash, balki noyob muallif bilan belgilangan, shuningdek, zarur bo'lsa, turli ma'lumotlarni saqlash uchun eng samarali xavfsizligini erishish uchun emas, balki faqat beradilar.

marshrut

elektron hujjat aylanishi tizimi mavjud bo'lmasa, u holda bu holda muayyan qimmatli qog'ozlar yaratishda ishtirok xodimi, albatta, bu qimmatli qog'ozlarni o'tkazish uchun eng yaxshi kim tushunish kerak. korxonada elektron hujjat aylanishi avtomatik ravishda ma'lumotlar to'g'ri odamni o'tkazish.

o'z-o'zidan, yo'l-yo'riq bepul va qattiq bo'ladi. qattiq eng to'g'ri tartibga solish beradi esa bepul, tegishli bo'lib, albatta, har bir oluvchilar yo'nalishini hujjatlashtirish imkonini beradi, lekin siz chiqish uchun loyihasini hujjatni yuborish kerak bo'lsa, maxsus hollarda yo'l harakati qoidalari tizimi hujjatlarida oldindan o'rnatilgan amal, (masalan, bir oz tanaffus bo'lishi mumkin ba'zi tashqi mutaxassislar uchun).

erkin foydalanish nazorat

hujjatlar boshqarish nuqtai nazaridan kompaniya xodimlari turli kuchlar o'rtasidagi farq qilish uchun qanday bir necha variantlar bor. Shunday qilib, rivojlangan ish hayotlariga ma'lumotlar har qanday fayllarni tahrir yoki hatto faqat ko'rinishini berish yoki tushuntirish qobiliyatini cheklab ustidan bir kishi to'liq nazorat qilish uchun imkon beradi. Bu juda turli ma'lumotlar bilan ishlashni soddalashtiradi, bu muhim emas - u ancha xavfsizroq bo'ladi.

integratsiya

moliyaviy, sanoat, analitik va boshqalar - bir kompaniyaning chiziladi maksimal ma'lumotlar butunligini ta'minlash uchun, korxonada elektron hujjat aylanishi boshqalar bilan o'rnatilgan tizimi integratsiyasi uchun beradi Bunday integratsiya orqali tez-tez bir necha o'rtasida ko'prik, bir xil etarli qildi foydalanishni zamonaviy ishchi operatsiya tizimi xususiyatlari dasturiy ta'minot turlari.

Barcha tizimlar Hujjatlar, mantiqiy kontekst deb nomlangan bu ma'lumotlarga bog'liq. Bu qog'oz mazmunini yoki e-pochta orqali, faks, to'lov hujjatlarni, faoliyati, video yoki audio yozuvlar yozuvlarni va boshqa axborot ham ko'p o'z ichiga olishi mumkin. hujjatning kontekst preferensiyalar va boshqarish ehtiyojlariga qarab, qo'lda yoki to'liq jarayonini avtomatlashtirish qo'shilishi mumkin.

Misol uchun, shakllanishi va byudjetlar keyinchalik o'zgarishlar jarayonida ish hayotlariga avtomatlashtirish zamonaviy tizimi boshqa kontekstual axborot bir qator foydalanish mumkin:

• Shuningdek, tashqi manbalardan olingan o'sha nafaqat o'z, balki, shu jumladan, bozor tadqiqot barcha turlari;
• hamkasblari (xaridorlar yoki sotuvchilari) bilan turli shartnomalar;
• Maxsus huquqiy va yozuvlar hujjatlar;
• o'zi har qanday cheklashlar yoki taxminlar aks ettiradi qo'shimcha hujjatlar, (misol sifatida, inflyatsiya, valyuta kurslari va boshqa ma'lumotlar darajasi);
• uchrashuvlar, daqiqalar har qanday versiyasini muhokama qilish uchun o'tkazilgan byudjet, va jarayoni (ko'pincha bunday hujjat bir byudjet axborot fayllar alohida e-pochta orqali barcha xodimlari o'rtasida yubordi va saqlanadi) barcha ishchilar izohlar xil va ishtirokchilar kuzatuvlarini o'z ichiga oladi.

zarur bo'lsa, zamonaviy biznes rivoji texnologiyasi uni har qanday uzoq qidirish holda bu, albatta, beradi, deb har qanday vaqtda, bir byudjet bilan ishlamoqda bir foydalanuvchi, yuqorida hujjatlar har qanday ko'rishingiz mumkin.

Nima tizimlari biz bilan ishlatiladi?

Rossiya kompaniyalari topish mumkin eng mashhur dasturiy ta'minot echimlar biri Microsoft Exchange Server bilan Microsoft Outlook kommunal birikmasi deb atash mumkin. Exchange Server ko'pincha bir to'laqonli e-mail server sifatida foydalanish uchun qabul qilinadi Holbuki birinchi dastur, tamoyili, deyarli har bir kompyuter o'rnatilgan. allaqachon ba'zi vaqt oldin o'tkazilgan elektron hujjat joriy etish edi kompaniyalari, bunday dasturlar faqat, hatto, bu dasturiy ta'minot deyarli barcha tashkilotlar uchun juda funktsional avtomatlashtirish biznes rivoji sifatida foydalanish mumkin, ayrim markazlashtirilgan sozlash keyin, e-pochta uchun platforma sifatida ishlatiladi qaramay .

Ayni paytda, Rossiya bozori hujjat boshqarish avtomatlashtirish, va shunga o'xshash dasturiy ta'minot nafaqat G'arb taqdim etadi vositalarini, balki ichki ishlab chiquvchilar tomonidan turli tizimlari o'nlab bilan to'ldiriladi. Hatto Microsoft, yuqorida dasturlari bilan bir qatorda, bunday Content Management Server yoki SharePoint Portal Server kabi, hatto kommunal taklif etadi.

barcha mavjud tizimlar orasida eng kuchli Documentum hisoblanadi, lekin asosan yirik kompaniyalari, bu avtomatlashtirish jarayonini foydalaning. uning to'liq tizimi asosida tashkil sifatida avtomatlashtirilgan dasturi Lotus Notes paketi hisobidan ba'zi kompaniyalar Workflow, lekin "dasturchilar uchun dizayner" bir xil, uni chaqirishga ko'p, juda qiyin.

Rossiya va G'arb tizimlari o'rtasida qanday farq bor?

Biz mahalliy va xorijiy kommunal o'rtasidagi asosiy farqlar haqida gapirish bo'lsa, ular imkoniyatlarini kengaytirish mumkin. G'arb Ishlab chiquvchilar tizimi deyarli barcha operatsion tizimlari faoliyat mumkin Misol uchun, agar, u tez-tez Windows ekanligini, asosan, ulardan har biri uchun faqat ishlab ichki, va albatta bo'ldi. G'arb tizimlari har qanday MOBT foydalanish uchun tuzilgan. Bunday Rossiya tizimlari cheklovlar qattiq ko'ndalang platforma, kompleks yechimlarni qurish mumkinligini to'sqinlik qilishi mumkin.

faoliyati bilan bog'liq, asosiy farq G'arb dokumentoproizvodstva avtomatlashtirish va biznes rivoji bir necha yagona brend ostida berilishi mumkin dasturlar, lekin turli maqsadlar uchun nishonga amalga deb aslida yotadi. Misol uchun, Documentum, dizayn va muhandislik hujjat boshqarish qo'llab-quvvatlash, boshqalar ERP-tizimi bilan to'liq avtomatlashtirish va integratsiya uchun ishlatiladi individual mahsulotlar, bir qator taklif etadi Rossiyada ishlab chiqilgan dasturiy ta'minotni yuksak ko'p, muayyan muammoni hal etishga qaratilgan.

Shuningdek ta'kidlash joizki asosiy farq Ish xar avtomatlashtirish tizimi nima uchun har ikki tomon yondashuv yotadi, deb. G'arb tizimlari ichki dasturlarni aksariyati faqat muayyan vazifalarni avtomatlashtirish esa, to'liq avtomatlashtirish ta'minlash va amal-up Yordam tashkilot ichida ish jarayonlari turli orqali mo'ljallangan.

taxminan g'arbiy tizimlari qiymati oddiy elektron hujjat ta'minlash uchun zarur bo'lgan amalga oshirish, apparat va dasturiy ta'minot xarajatlarini hisobga kirmasdi, har bir ish uchun $ 1000 $ 400 dan farq qiladi. Ko'pincha o'zini-joriy ish hayotlariga amalga turli aksiyalarni avtomatlashtirish uchun dasturning eng sifatida, litsenziyalar haqida yarim odatdagi xarajatlarini turadi, lekin kattaligi yana bir tartibda ba'zi vaziyatlarda narxi. eng qiyin biri kabi loyihalarni amalga oshirish uchun har doim moliyaviy hujjatlarni avtomatlashtirish loyihasi hisoblanadi litsenziyalar qiymati taxminan 2-3 marta yuqori turadi.

Mahalliy dasturiy ta'minot o'rindiqqa boshiga $ 200-600 sotildi va hisobga qo'shimcha dasturlari va turli uskunalar narxini qabul Bundan tashqari. Oxirida, qiyosiy qiymati hisob-g'arbiy tizimlarida qadar, xuddi shunday amalga oshiriladi.

xususiyatlari

avtomatlashtirish ustuvor yo'nalishi sifatida hollarda aksariyat masalan hujjatlar uyg'unlashtirish bilan bog'liq jarayonlar, dastlabki tayyorlash va byudjetlar yanada joriy etish jarayoni hisoblanadi. Biroq, ko'p jamoalar endi chiquvchi va kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish tartib bilan, ya'ni, ofis uya va ish foydalanayotgan.

elektron tizimiga Kirish Shuning uchun u, bu loyiha maxsus xususiyatlariga to'xtalib uchun zarur bo'lgan har qanday boshqa avtomatlashtirilgan tizimlarini joriy etish bo'yicha tubdan farq emas.

Korxona-sinf saqlash yaratish

Har qanday holda ham Kirish hujjat avtomatlashtirish, barcha hujjatlarni saqlash uchun ba'zi korporativ jihozi beradi. saqlash mantiqiy tuzilishi, rivojlanishi va xavfsizlik siyosati yanada oshirish, shuningdek, hujjat saqlash ierarxiya maksimal aniqligi talab va loyiha erta bosqichda amalga oshiriladi bor.

erta bosqich bitta korporativ repositoriysida joriy saqlash joylarda barcha hujjatlarni ko'chirish uchun qilingan bo'lishi mumkin-da, shuning uchun u, saqlash vazifasi dizayn boshida tarqatilishi mumkin yodda tutish lozim. Natijada, foydalanuvchilar o'zlashtirish va uning tatbig'i bir vaqtning o'zida tizimining asosiy vazifalari har qanday bilan tanishish, va mumkin. tizimlari, masalan, hujjatlar, yangi hujjatlarni ko'rinishi, boshqalar uchun o'zgarishlar haqida ogohlantirishlar kabi xizmat vazifalarini foydalanish orqali bo'lishi mumkin amalga oshirish uchun xodimlarning moslashishini tezlashtirish

Shunday qilib, ish rivojlantirish va faoliyatini yaxshilash uchun intiladi, har qanday zamonaviy kompaniya uchun zarur.