Tashkilot saqlash shartnomalar: normativ-huquqiy baza, Vaqt

ba'zi muammolar bilan bog'liq saqlash shartnomasi tuzildi. Xususan, ba'zi hollarda juda qiyin bo'lgan asbob, tegishli turi, qanday sharoit, qanday hokazo halok va nima ostida, uni saqlash uchun aniqlash uchun. Bu omillarning barchasi, shuning to'g'risidagi qonun bilan tartibga solinadi, lekin, chunki bir va turli vaziyatlarda Shu shartnoma turli saqlash muddatlari talab qilishi mumkin, deb aslida, tez-tez muammolar, noaniqliklar har xil bo'lishi, va. Bu qiyin bo'lishi mumkin bo'lsa-da, barcha bu zarur tushunish. Bunday arxiv saqlash shartnomalari kabi sohalarda nodavlat qonunchilik talablariga taqdirda, ro'yxatga olish boshqarish faqat iloji jazo yoki jazo jihatidan samarasiz, balki xavfli bo'lishi mumkin emas, deb tushunib kerak.

Nima uchun ushlab qolish?

shartnoma har doim ham keyin ularning harakatlari vaqtida nafaqat mavjud bo'lishi mumkin, lekin kerak. Siz shu hujjatlarda aks ettirilgan ba'zi ma'lumotlarni, shunday qilib, boshqarish talab, va ba'zi bir ma'lumotlarni talab qilishi mumkin. odatda yomon imon bir yoki boshqa tomoni o'z majburiyatlarini bajarish uchun mos deb aslida iborat ko'p nizolar sud chiqib va rasmiy sud kabi shartnoma yordamida hal qilinishi mumkin. Bundan tashqari, davlat nazorat organlari tomonidan amalga oshiriladi muayyan davrlarida, boshqaruvlari amalga oshiruvchi mumkinligini o'ylab ko'rish kerak. Ular, shuningdek, ma'lum bir vaqt uchun hujjatlarni talab qilishi mumkin, va tashkilot saqlash shartnomalar, ularning qirg'in muddatli va boshqa shunga o'xshash vazifalari noto'g'ri amalga oshiriladi bo'lsa, juda qattiq miqdordagi jarimaga tortiladi bo'lishi mumkin. Tabiiyki, birinchi narsa etakchilik aybdor bo'ladi, lekin vaziyat barqarorlashdi keyin, bosh, albatta, u ko'k chiqib muammo bor edi, aybdor kim eslayman. Bu shartnoma va har qanday boshqa hujjatlar qat'iy belgilangan vaqt saqlanishi lozim. Ko'pchilik kompaniyalar odatda bir xatoga yo'l ko'ra, imkon muammo oldini olish va keyin oqibatlarini kavlash uchun yo'q qilish hech narsa muntazam arxivini kengaytirish afzal va.

qonunchilik

Saqlash shartnomalar tashkil etish qonun siz hisobga to'g'ri yoki bu hujjatni taxmin qilish har doim ham imkoni bo'lmaydi, deb haqiqatni olib bo'lmasa, ancha aniq ifodalaydi. Umuman, alohida qonun, to'g'ridan-to'g'ri shartnomalar, ular hokazo tashkilotlar, davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati va faoliyat jarayonida shakllanadi standart arxiv hujjatlarini (yoki arxiv hujjatlarini boshqarish), umumiy ro'yxatda ko'rsatilgan emas. Har ikki imkoniyatlari boshqarish va Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi tomonidan tasdiqlangan odatiy hujjatlar bilan har ikki ro'yxati. ma'muriy hujjatlar bilan bog'liq mehribon, yilning 25.08.2010 dan sonini 558 bor, va ikkinchi turi - 31.07.2007 yildan 1182-sonli. Bu hujjatlar o'rganish tavsiya, lekin u aynan muayyan bir muassasada ishlatiladi va shu hujjatlar, javobgarlik muayyan hududga taalluqli o'zlari uchun o'rganish jarayonini ayirmoq uchun eng yaxshi hisoblanadi. juda ko'p ma'lumotlar ro'yxati uni hamma eslab, lekin siz amal va saqlanadi qancha, ehtimol, saqlash shartnomalar juda sodda va oson bo'ladi, nima uchun, nima hujjat aniqlash bo'lsa. Ko'p hollarda, ishlatiladigan barcha qog'oz, shuning uchun qiyin emas batafsil o'rganish uchun, 3-4 ball bilan qoplangan.

turli turlari

Bu ularning saqlash uchun ajratish shartnomalarini ikki asosiy tizimlari foydalanadi. Shunday qilib, hech bo'lmaganda umumiy tizimi biriktirish iborat yaroqlilik muddati. qisqa muddatli, uzoq muddatli va doimiy saqlash ajratiladi. Birinchi parametr 10 yilga qadar muddatga shartnoma o'z ichiga oladi. Ikkinchi - 10 yildan ortiq. hujjat barcha bo'lishi mumkin emas halok bo'lsa, doimiy, ko'pincha faqat ishlatiladi. Ushbu tizim juda qulay emas. shartlari, bu yo'l bilan belgilangan arxivi, Saqlash shartnomalar, tez-tez aralashtirib olib keladi va aslida ko'proq xatolar hisobini yuritish jarayonini qo'yish yordam beradi. bir keng tarqalgan tizim shartnoma turiga bog'lash, chunki. profili, maishiy va mehnat: Eng korxonalari, ular uchta asosiy navlarini keladi. Eng qismi uchun birinchi va ikkinchi o'xshash va ular, odatda, faqat besh yil davomida saqlanadi. Bu profili ostida barcha shartnomalar va bevosita tashkilotning faoliyatining asosiy sohalarida bilan bog'liq barcha hujjatlar nazarda tutayapti, deb tushuniladi. Uchinchidan, mehnat shartnomalari turi, ko'p hollarda, shuningdek, faqat 5 yoshda saqlanadi, lekin ba'zi hollarda, bu vaqt sezilarli darajada oshirish mumkin. hisob yo'q bor Misol uchun, agar, keyin bunday shartnoma juda ham mos emas qadar 75 yil davomida saqlanishi kerak edi. Agar ayniqsa muammo kirib bo'lmasa Aslida, u asossiz bo'lishi 5 yil raf umrini cheklash va muammo haqida unutish mumkin. Lekin bunday vaziyatda ehtimol shunga o'xshash shaklda saqlash shartnomalar majburiy bo'lishi kerak bo'lgan paytda oshirish mumkin omillar ba'zi sog'indim, va siz har qanday aqli raso shaxs oldini olish uchun harakat qiladi ishonch hosil jarima yoki boshqa muammolar, bir qilish mumkin ekan qilish.

arxivga o'tkazish

arxiv depozit shartnomalar, allaqachon tugagan bo'lishi jihatidan, o'tkazish tartibi kompaniyasi qarab farq qilishi mumkin. Ba'zi hollarda, xodimlar shunchaki bir-biriga hujjatni bog'lab va arxiv hisoblanadi qorong'i burchagida, joylashtirilgan. Lekin butun jarayon aniq standart hujjatlarni tasvirlangan mumkin yana bir kompaniyasi, fayl uchun mas'ul shaxsni yoki topshirish uchun ham maxsus nomenklatura qoidalarini taqdim etadi log hokazo va. Har ikki imkoniyatlari ko'p omillarga bog'liq, qulay bo'lishi mumkin. Misol uchun, birinchi variant kamtarin ayirboshlash bilan mos kichik kompaniya hisoblanadi. Siz har doim oson Shu qorong'u burchagida, barcha topishingiz mumkin, deb emas, balki juda ko'p hujjatlar bor bo'ladi. Lekin ikkinchi, vaziyat xodimlari katta miqdordagi hisob korporatsiyalar uchun mos jiddiy dedi, va oddiygina negadir hujjatda g'arq bermadi kerak. mulkchilik har qanday shaklda tashkil turli saqlash shartnomalari hisoblanadi umumiy qoida, arxivga uzatish vaqti. qoida tariqasida, xodimlar qat'iy nazar, ular aslida vaqti qadamlar tugab qolgach, ma'lum bir davrda qadar hujjatlarni yuborish uchun talab qilinadi. Va odatda, kabi arxivlash yil boshida sodir bo'ladi. Fevral yakunlandi shartnoma, hali saqlash uni qo'yish keyingi yilga qadar kutish kerak bo'ladi bo'lsa ham, bu ham bor.

vayron qilish

Yuqorida aytib o'tilganidek, faqat siz bitim halok mumkin emas, chunki. Birinchi, albatta, siz to'g'ri vaqti bo'ldi ishonch hosil qilish uchun kerak bo'ladi. Faqat keyin biz bu hujjatni halok mumkin. Lekin bu harakatlar ko'pincha xodimlarning aksariyati sanktsiyalar rahbariyati bilan faqat ularni amalga oshirish uchun afzal ekanini, uning oqibatlari xavfli bo'lishi mumkin. Bu kabi ko'rinadi: xodimi allaqachon amalga davri yoki poyoniga barcha hujjatlarni bir namunasi to'plangan. shu namuna olish usuli uzoq vaqt oldi bermadi, shunda zavodida saqlash shartnomalar, u qurilgan bo'lishi kerak maqsadga muvofiqdir. So'ngra, olingan ro'yxatiga qilgan boshqaruv hisobotlar asosida, hujjat imzolandi topshirilgan, va barcha bu amalga oshiriladi faqat keyin, to'g'ridan-to'g'ri shartnomalar va boshqa shunga o'xshash qimmatli qog'ozlar qirg'in jarayonini boshlaydi etiladi. Ba'zi kompaniyalar, hatto qayta ishlash va shuning uchun ularni berib, uni bir oz qilish uchun boshqarish, ayniqsa, chunki emas eng yaxshi yechim, - muntazam ravishda arxiv saqlash shartnomasi tuzildi.

O'RNAK qayd va saqlash tizimi

yaxshi nisbatan oddiy misol Ish xar tashkil hujjat saqlash olib kelishi mumkin, barcha xususiyatlar va faoliyatining asosiy nuqtalarini tushunish uchun. Shunday qilib, bir xodimi, pudratchi, yoki shunga o'xshash boshqa qimmatli qog'ozlar bilan shartnomalar saqlash uchun mas'ul bo'lgan buxgalteriya xodimlari, odatda kimdir bor. Bu ular harakat qadar yashaydilar alohida papka bor. shartnoma yopiq bilanoq, u turli papkaga toymasin. Bu saqlash davri ko'rsatib, bu hujjatlar tartibda berilgan elektron shaklda, alohida Ro'yxatdan qulay bo'ladi. Lekin birinchi, bu davr belgilangan bo'lishi kerak. Bu yaxshi, ularning mohiyatini tushunish uchun, bir yo'l yoki boshqa shartnoma bilan bog'liq barcha idoralar, bir papka ishlatish uchun eng yaxshi hisoblanadi. tajribasi bilan bunday harakatlar uchun ehtiyoj yo'qoladi. So'ngra, qachonki, aynan u aniq muddatli saqlash muhri hujjatlar har ifodalaydi nima tozalang. Ba'zi hollarda bu shartnoma va yopilish sana belgilash uchun qulay bo'ladi, qog'oz vayron mumkin, uning 5 yil (yoki undan ko'p) aniq belgilaydi priplyusovyvaya. Aslida, hatto masala tartibi tashkil boshida juda qiyin emas edi, lekin uzoq muddat foydalanish keyin u hali ham ko'proq va ko'proq soddalashtirilgan bo'ladi. hayot vayron allaqachon tasdiqlangan tashkilot, saqlash shartnomalar, standartlashtirilgan bo'ladi, butun jarayon daqiqada ketadi. Va keyin ma'lum hujjatlarni vayron mumkin yil keldi. Ular papkasida chiqariladi, ikki-tekshiriladi birga rahbari taqdim bu qog'ozlar ro'yxatini bilan, iloji xatolar uchun va. Ro'yxatda ko'rsatilgan kabi muammolar holda aybdor boshini qoladi, deb U, o'z navbatida, yana bir bor, barcha yoki yo'qligini tekshirish kerak. hamma narsa to'g'ri bo'lsa, bosh halok ruxsat imzolangan va har kim o'z aql, deb keladi qaerda o'sha. Kimdir faqat ko'z yoshlari va otadir. Boshqalar Shredder foydalanish. Boshqalar hokazo yondirib va chiqindilar qutisiga o'tirib.

Qachon saqlash davri boshlanadi

u bilan xatolar ko'p ko'taradi, chunki, bu, juda muhim savol. Yangi yil, boshlanadi, unda alohida hujjat endi amal bo'lsa saqlash, bu holatda Belarus yoki Rossiya Federatsiyasi korxonada shartnomalar, aynan shu va vaqtda boshlanadi. Misol uchun, 15 iyul oyida, 2010 yil 5 yil davomida saqlab qolish uchun zarur yakunlandi shartnoma bor, lekin u Iyul 15, 2015 vayron, va erta 2016 yilda mumkin emas. Ya'ni, hisobot 01.01.2011 ketdi emas, balki o'tgan yilning yettinchi oy dan. Odatda, xato har qanday imkoniyat kamaytirish uchun, muddatli 1 yil ilgari belgilangan qo'shiladi. Bu o'tdi faqat keyin, halokat jarayoni boshlanadi.

saqlash xususiyatlari

Umuman olganda, u nazar va arxivini ishlashi kerak qanday aniq tavsiyalar bor. Ideal, majburiyat shartnomalar saqlash, pudratchi, mehnat shartnomalari va shunga o'xshash kabi hujjatlarga to'lovlar shamollatiladigan va quruq joyda bo'lishi kerak. Bundan tashqari, bu hujjatlar (ochiq yoki yopiq) javonlarda joylashtirilgan. Ular "savdo sir" belgilangan qat'iy hisobot shakllari yoki hujjatlar tegishli bo'lsa, u hozirgi maxsus kassa, bo'lishi kerak. Bu eng daromadli korxonaga deb kuzatish uchun tavsiya chunki Amalda, hech kim, bu nuqtaga nazorat qilmaydi. pastki chiziq juda oddiy: siz saqlash tizimi, o'zi uchun jazolash bo'lmasa, u tez-tez jazolanishi uchun zarur bo'lgan qimmatli qog'ozlar, yo'qligi uchun bo'ldi. bor sel bo'lib, yoki hujjatlar shunga o'xshash boshqa yo'l bilan vayron qilinadi bo'lsa, bu uchun gunoh faqat muayyan bir kompaniya hisoblanadi.

Mas'uliyat va ijrochilar

saqlash shartnomalar kiradi barcha asosiy va asosiy mas'uliyat tashkiloti rahbari bo'ladi. Bu kim muammolar huzurida davlat mas'ul bo'ladi va barcha mumkin bo'lgan muammolarni aziyat u edi. Bundan tashqari, undan keyin quyidagi, u bosh hisobchi, huquqshunos va hujjatlarni muhofaza qilish uchun mas'ul bo'lgan xodimi odatda. Lekin, odatda, barcha bunday shaxslar allaqachon jazoga ular tomonidan sodir etilgan xato darajada bosh etiladi. Aslida, shartnomalar monitoring tizimi uchun nisbatan kichik tashkilotlar eng Buxgalteriya bo'limi bilan yotadi. Va yoki, bu bo'lim bosh buxgalteri o'z tayinlaydi, yoki mas'ul umumiy ovoz sifatida, muayyan shaxs. Ba'zi hollarda, inson ish qo'shimcha hajmi qoplash, lekin tez-tez, so'nggi nuqta shunchaki mablag'lari yoki boshqa shunga o'xshash omillar yo'qligini ta'kidladi, e'tiborsizlik kerak ish haqi kichik ortishi, qabul qiladi. yana kam hollarda, umuman hujjatlar saqlash uchun javobgar bo'lishi, va ayniqsa shartnomalarida, advokat bajaradi. Bu odam faqat shartnoma uchun mas'ul bo'lishi mumkin, va u ishlatilgan qog'ozlar qolgan faqat yuzaki bilish, chunki Lekin u, juda ham mos emas. Ushbu masala bilan shug'ullanadi bitta odam bor bo'lsa, qulayroq. Bu eng to'g'ri bo'ladi va bu kabi kichik xavfli hasharotlar, boshqa xodimlarini qilish mumkin majburiyatini olmaydi.

natija

tashkilot saqlash shartnomalar qonun barcha qoidalariga to'liq rioya asosida amalga oshiriladi. Bu korxonaning barcha muammolar ustida olishi mumkin bo'lgan fikr, deb. Bu holda, kichik isboti, ichki qoidalarga, reestrlari va tegishli hujjatlar firmasi tomonidan firmasi uchun farq qilishi mumkin. Asosiy mas'ul shaxs bosh murabbiyi hisoblanadi, lekin u boshqa odam bu lahzani topshirishi mumkin. Bu boshqaruv ishini engillashtirish, lekin iloji xatolar uchun javobgarlikni chuqur uni olib tashlash emas. Bu arxiv hujjatlar bilan ishlash uchun ishonchli bo'lgan xodim bo'lib, mas'uliyatli bo'lishi kerak va u, odatda, to'lash uchun qo'shimcha mablag'lar bilan qoplash holda yuk ortib bilan sodir bo'lib, aniq, asosan og'zaki minnatdorchilik ko'ra, real pul evaziga o'z vazifalarini tushunish.