Kotibning ish ta'rifi: huquq va majburiyatlar

Tashkilotning kotibi texnik xodimlarga murojaat qiladi. Ushbu lavozimga qo'yiladigan malaka talablari dastlabki kasb-hunar yoki umumiy o'rta ta'lim mavjudligini nazarda tutadi. Vazifalarni bajarish uchun maxsus trening dasturida ta'lim olish kifoya. Kotibning ish ta'rifi hech qanday ish tajribasi talab qilmaydi. Uchrashuv va ishdan bo'shatish, odatda, tashkilot boshlig'ining buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

Bojni bajarish uchun kotib me'yoriy-uslubiy hujjatlarni, tashkilotning mahalliy harakatlarini bilishi, shuningdek, boshqaruvning asosiy buyruqlari va buyruqlarini bilishi kerak. Bundan tashqari, korxona tuzilishi, korxonaning ixtisoslashuvi va profilini, hujjat oqim sxemasini va arxiv biznesini bilish kerak.

Xodim mehnatga oid ichki tartib qoidalariga rioya etishga , hujjatlarni saqlash muddatlari, ularni ro'yxatdan o'tkazish tartibi, ularning faoliyati bo'yicha boshqaruv hujjatlarini birlashtiruvchi shakl va me'yorlari bo'yicha qo'llash, shuningdek mehnatni muhofaza qilish qoidalari va qoidalarini bilishi shart. Bundan tashqari, hujjat boshqaruvida ishlatiladigan kompyuter texnologiyalari, aloqa va kommunikatsiyalar vositalari bilan ishlashi kerak.

Kotibning vazifalari quyidagilardan iborat:

- eng yangi texnologiyalar va texnik vositalardan foydalangan holda hujjat aylanishi bo'yicha ishlarni bajarish, uni amalga oshirishning ilg'or usullari va usullari;

- ichki va kiruvchi korrespondentliklarni qabul qilish, qayta ishlash, ro'yxatga olish va ro'yxatdan o'tkazish. Kotib direktorga yoki tarkibiy bo'linmalarga ko'rib chiqish uchun xat va boshqa hujjatlarni yuborishlari va bajarilgan hujjatlarni tashkilot ishlariga joylashtirishlari kerak;

- belgilangan manzilga qabul qilish, ro'yxatdan o'tkazish, ro'yxatdan o'tkazish, jo'natish va jo'natish ishlarini bajarishga tayyorgarlik ko'rish, korxona ishlarida nazorat nusxalarini kiritish;

- nazorat hujjatiga (kartochkalar, kitoblar, jurnallar) va hujjatlar bazalariga tegishli ma'lumotlarni ko'rsatish ichki, chiquvchi va kiruvchi korrespondatsiyalarning harakatini qayd etish;

- hujjatlarni tizimlashtirish va joriy saqlash, ularni vaqtinchalik foydalanishga berish, ishlarning saqlanishini ta'minlash, o'z vaqtida qaytarib yuborilishini nazorat qilish.

Kotibning ish ta'rifi unga hujjatlarni tez va qulay qidirishni ta'minlaydigan qidiruv va ma'lumot tizimini yaratish va takomillashtirish ustida ishlashga majbur qiladi.

Xodimi topshirishni tayyorlaydi va hujjatlarni va materiallarni arxivga topshiradi, saqlash uchun yuborilgan ishlarning qaydlarini tayyorlaydi. Xodimlar eng samarali ishlashni ta'minlash uchun hamkasblar bilan ishlashi kerak, shuningdek, ma'muriyatdan turli yo'riqnomalar va yo'riqnomalarni bajarishlari kerak.

Kotibning ish ta'rifi xodimning huquqlari to'g'risida ma'lumot oladi.

U rahbariyatga ishni yaxshilashga qaratilgan takliflar bilan murojaat qilish huquqiga ega. Kotib hujjat almashish masalalari bo'yicha asosli qarorlar qabul qiladi. U protsessual tadbirlarda ishtirok etishi mumkin, u o'z ishining masalalarini va hujjatlarni boshqarish bo'yicha boshqa masalalarni muhokama qiladi.

Kotib-kotibning ish ta'rifi xodimga mas'ul ijrochilar ilgari berilgan hujjatlarni qaytarishni talab qiladi va zarurat bo'lganda ularga tegishli eslatmalar beradi.

Kotib hujjat aylanishini tashkil etishning buzilishi, vakolatiga muvofiq rasmiy topshiriqlarni bajarmaslik uchun javobgardir. Kotibning ish ta'rifi unga savdo sirini tashkil etuvchi ma'lumotni oshkor qilishni taqiqlaydi , shuningdek berilgan vakolatlarni maqsad va shaxsiy maqsadlar uchun ishlatmaydi.